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【保存版】チーム内で情報を共有し活かすためのオススメWebサービス9選

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※この記事は2014年10月05日にWebディレクターズ マニュアルに寄稿した記事「【使ってみた】チーム内の情報共有を加速させるWebサービス6選」を編集&追記したものです。

セカイラボでディレクターやってます岸です。忘年会に誘われません。

今回は”チームで情報を共有して活かす”ために使いたいWebサービスを紹介したいと思います。

活かされない情報は死んでいる

皆さんは普段、様々な情報に扱っていると思います。その中でも、日報や議事録、気になったニュースやアプリなどチーム内外に共有したい情報はいっぱいありますよね。メールやチャットツールで共有してもいいのですが、見てくれたのかわからなかったり、共有しただけで活かされていなかったりしていませんか?これはとてももったいないと思います。共有された情報を基に議論すれば色々なことに活かすことができるかもしれません。活かされない情報は死んでいるも同然です。せっかく集めた情報は共有するだけでなく活かしましょう。そして活かすためにはツールを使いましょう。

【超厳選】情報を活かすWebサービス7選

ここで紹介するサービスの多くは共有した情報に対してアクション(いいねやコメント、メンバーへの通知、編集リクエストや共同編集)を行うことができます。これをふまえた上で、各サービスを紹介します。

Qiita:Team

Qiita

今やエンジニア界隈では定番になりつつある「Qiita:Team」。投稿の敷居が限りなく低く、マークダウン記法が使えてソースコードが綺麗に表示されるので、エンジニアチームにオススメです。日報や議事録といった投稿用テンプレートを簡単に作成でき、ChatworkやSlackに通知を出すことができるので、普段のコミュニケーションの中から自然とQiita:Teamを使う導線が生まれます。小〜中規模のエンジニアチームや1プロジェクトチームにピッタリのサービスだと思います。

Qiita:Team

Confluence

Confluence

Qiita:Teamがエンジニアの定番なら、Confluenceは海外製の情報共有サービスの定番です。Qiita:TeamとConfluenceの最大の違いは「情報の体系化」です。Qiita:Teamは1チーム=1スペースですが、Confluenceでは複数のスペースを持つことができ、組織全体用, 開発チーム用, 営業チーム用といったように、情報を共有する場を分けることができます。Confluenceは情報のツリー構造を作りやすく、Qiita:Teamよりも直感的に情報を体系化することができます。最初は多機能なので混乱してしまうかもしれませんが、MSOfficeのWordに似た投稿画面なので、すぐに慣れると思います。

Confluence

inc

Inc

少人数でSNSのように使いたいチームにはincがオススメです。incはデザインや機能が洗練されており、SNSのような使い勝手のため、すぐに慣れると思います。投稿はMarkdown形式ですが、選択したテキストを自動で太字や斜字にしてくれる機能があるので、非エンジニアな人にも安心です。また、Incには簡単にgifアニメを投稿できるお茶目な機能がついています。コメント入力欄下の「GIF」からgifアニメを探すことができ、クリックするだけで投稿できます。こういうちょっとした”遊び”、私は大好きです。

inc

HONEY

Honey

HONEYは情報共有Webサービスよりも社内SNSに近いかもしれません。投稿の際にInstagramやSoundCloudと連携でき、コミュニケーションの活性化に力を入れているサービスです。HONEYはチームの分析機能がとても面白いんです。HONEYは投稿数や記事が読まれた数、期間別アクティブユーザーや、リアルタイムでオンラインになっているユーザーの数もわかります。さらに、ユーザーごとに投稿数やコメント数も分析でき、それをとてもグラフィカルに表示してくれます。

HONEY

crowdbase

Crowdbase

これまで紹介したサービスはどれも素晴らしいのですが、少しずつ不満があります。例えば、Qiita:Teamは非エンジニアの人には導入しづらく、Confluenceは投稿のハードルが高い。IncやHONEYはちょっとSNSに寄っている。でも、crowdbaseはこれらの不満点をクリアした上で各サービスの良いところを持っています。各UIが少し残念なのですが、crowdbaseは全てのチームが1度触ってみる価値があると思います。ただ、お値段が高い。良いサービスなので仕方がないかもしれませんが、高い。お金のない我々のようなスタートアップには厳しかったです。

crowdbase

Knol

Knol

KnolはConfluenceの軽量版と言えるWiki型のサービスです。正直に言ってコミュニケーション要素はあまりないのですが、気軽に作れて共有できる今風のWikiサービスとしてオススメできます。お財布にも優しい価格帯なので、プロジェクト単位でクライアントと使うWikiとしてKnolを試してみたいです。サードパーティプラグインやAPIも備えているようなので、使い方によっては強力なサービスになるかもしれません。

Knol

GoogleApps

Google

みんな大好きGoogle先生です。ここではGoogleドライブとGoogleサイトを紹介します。Googleドライブでは、複数人でチャットをしながら同時にドキュメントを編集できてしまいます。すごいです。ただ、サービスの構造自体はフォルダ(ディレクトリ)管理なので、体系化の観点ではGoogleドライブだけでは物足りません。そこでGoogleサイトの出番です。Googleドライブだけではファイルが散在してしまいますが、Googleサイトで目次やまとめページを作って組織のポータルサイトとして運営することができます。

Googleドライブ

Googleサイト

【まだβ版】注目の国産Webサービス2選

国産だとQiita:Teamの独壇場と思っていましたが、面白そうなサービスが2つありました。12月10日時点では先行登録受付中の状態なので、私はまだ触っていないのですが紹介します。一般公開が楽しみです。

esa

esa

ひよこが可愛いですね。「Expertise Sharing Archives for small teams.」を掲げるesaは、小さな開発チームのためのドキュメント共有サービスです。ターゲットが明確でいいですね。デザインがモダンな感じでUIが洗練されていそうです。デモ版はオープンになっているので、お試しで読んでいます。

esa

DocBase

DocBase

この記事の公開日にオープンβ版に移行されました

DocBase をオープンβ公開しました!

docbaseはサイトのデザインからevernoteのようなビジネス的な印象を受けました。Qiita:Teamでの懸念だった「複数のテーマを持つ組織が使うとカオスになりそう」という問題を、Docbaseはプロジェクトというレイヤーを持って管理できます。料金プランはQiita:Teamよりお安い(オープンβ版中は無料)。このように、DocbaseはQiita:Teamと比較され続けるプロダクトになると思います。開発チームではQiita:Teamが良いかもしれませんが、”小さな組織”だとDocbaseでも良いかもしれません。

DocBase

サービスを導入するときに大切なこと

いかがでしたでしょうか。ほぼ全てのサービスに無料トライアル期間があるので、気になるものはどんどん試してみてください。ただし、トライアル期間中は「全力で」使うことが大切です。なぜなら、全力で使わないと自分のチームとの相性がわからないからです。そのため、投稿はあなたが率先して行いましょう。他の人たちは最初なにを投稿していいかわからないはずです。あなたが積極的に投稿することで、他の人たちも投稿するようになり、チーム全員が全力で試せるようになると思います。

おまけ

チームでのタスク管理に困ってませんか?セカイラボタイムスで不動の人気記事「【決定版】無料で使えるチーム向けタスク管理ツールを超厳選してみた」も併せてご覧ください。

 
 

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YASUHIRO KISHI / ディレクター・上級ウェブ解析士
セカイラボの何でも屋。主にディレクター。たまにエンジニア。理系眼鏡。読書とアニメ鑑賞が楽しみ。好きな国は台湾とカナダ。