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業務改善のプロ8名で運営!マニュアル作成サービスTeachme Bizは、運営メンバー自身のマニュアル化の徹底ぶりがすごい!

業務の手順ややり方をマニュアルとして手軽に残し、わかりやすく伝えるためのクラウドサービス「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」を運営する株式会社スタディスト。なんと正社員はたった8名で、有償導入550社(2015/10/14現在)が使うサービスをつくり、育てています。そんな同社のサービスづくりの秘密について執行役員の豆田氏にお伺いしました。

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誰でも簡単にマニュアル作成

――Teachme Bizはどんなサービスですか?

Teachme Bizは、一言で言うと、簡単にマニュアルを作ることができるサービスです。
マニュアル作成が、【画像を選ぶ】→【編集】→【説明を入力】→【公開する】という4つのステップで完了します。また、フォーマットが決まっており、誰が作っても同じ形式で公開されます。

マニュアル作成ツール Teachme Biz

“誰でも簡単に”マニュアルを作れる点が、Teachme Bizの大きな強みになっています。日頃から業務フローをマニュアル化しておくことは、日々の活動を可視化して、改善することにも役立ちますが、加えて、引き継ぎ時の無駄な時間の発生を防ぐことができます。Teachme Bizでは、マニュアルを管理する側に対しても使われているどうかを簡単に把握できるようにすることで、効果を測りやすくしています。

「パワーポイントで1000枚のマニュアルを作っていて疑問を持った」

――このサービスを始めようと思った経緯を教えてください

元々、私たちは業務改善のコンサルティング会社で5~10年近く働いていました。前職では、自動車会社などがクライアントで、設計や製造の業務標準化のために1000枚近くPower Pointのスライドを作成することもありました。

その中である疑問を持ちました。業界・業種・規模に関わらず、業務の手順を教えるという作業は欠かせませんよね。けれども、マニュアル作成はやりたくない作業と思われています。

既存のマニュアルはExcelやPower Pointといった作成・編集・共有に時間がかかるツールで作成されていることが多く、また、そもそもマニュアルが作られてなくて、口頭で学ぶとか、見て学ぶといった、より非効率的な場合も多々あります。色んな他の分野で素晴らしいWebツールが多く存在しているにも関わらず、マニュアルを作ることに関しては、ITを用いて効率化するという視点が欠けているように感じました。そんな状況を改善するために作ったサービスがTeachme Bizです。

業務フローが存在する全ての企業がターゲット

――ターゲットはどんな企業ですか?

業務のフローが存在する企業は全てターゲットです。実際、数千人規模の会社から町工場のような従業員3名程度の会社まで多種多様な会社に導入していただいています。マニュアルの運用や、業務の標準化に課題を抱えている企業に導入していただくケースが多いです。

その中でも、士業の方々がユーザーの20%近くを占めています。ペーパーワークが中心で顧問先への各種申請作業を定期的に伝えていることや、その中で事務所ごとの業務フローも存在することから、親和性が高いのだと思います。

最近では、ベンチャー企業にも導入されることが多いです。会社の規模が大きくなっていくにつれて、業務の可視化・マニュアル化が必要となっていく段階で、Teachme Bizを利用していただいていますね。

セカイラボ全体   Teachme   マニュアル作成をもっと簡単に。指先一本でマニュアル運用
▲編集がとても簡単!

カメラのキタムラさんの場合は、スマホを買われた顧客に向けて、従業員が初期設定や操作方法を説明するための社内マニュアルにTeachme Bizを導入していただいていました。その結果、それまで一部のスマホに詳しい従業員しか出来なかった手厚い説明を、マニュアルを通して他の従業員も出来るようになり、接客レベルと販売台数の上昇につながっています。

価格設定は身近なWebサービスに倣って

――月額料金が5千円からと非常に安い印象を受けました

小規模な企業でも継続的に使ってもらうための価格設定になっています。本来彼らも効率化のためにこういったサービスを必要としているのに、業務用のサービスは価格が高くて手が出ない、といった状況がありましたが、そのような状況を防ぐための価格設定ですね。従来のマニュアル作成系ツールの相場と比較しても1/20ほどの価格になっています。

また、普段から自分たちが使っているWebサービスの価格の影響を受けています。例えば、Google AppsやEvernoteは数百円の価格設定になっています。そのくらいの価格帯だと、とりあえず使ってみようと思いやすいですし、ユーザーの方も知人に気軽に勧めやすいですね。

従業員数が500人以下の企業には15,000円のコースを勧めているのですが、1人あたりの料金を考えるととても安いです。稟議を通す必要もないくらいかもしません(笑)。実際、「1人15,000円ですか?安いですね」「いやチームで15,000円です」といったやり取りもあります(笑)。

――スマホアプリは元々作る予定だったのでしょうか?

そうですね。スマホがどんどん便利になっていくにつれて、仕事でも重要な役割を担うようになっていくという予感がありました。前職時代に、ノートパソコンが普及し始めて、マニュアル用に工場に置かれているのを目にしましたが、やはりサイズが大きくて邪魔だったり、写真の取り込みも面倒なんですよね。その経験も踏まえて、スマホアプリの開発には早めに取り掛かりました。

BtoBは信用が大事

――ユーザー獲得のためにどのような取り組みをされていますか?

基本的に紹介や検索によってユーザーは増えています。月5,000円のサービスのために、訪問型の営業ではコストが見合わないですから、ご興味を持っていただけたらまずは30日間のお試しをご利用いただくように勧めています。

BtoB向けサービスは信用が大事なので、リリースしてすぐにユーザー数が増えていくことはないとサービス開始当初から思っていました。そのため、信用を勝ち取るために、1社1社丁寧に効果を出して、事例を作成しました。1年目の終わりに30社ほどの事例を出しましたね。その事例と、その頃から本格化した広報活動を通じて、新たな案件を獲得していきました。

また、従業員8名という規模では異例ですが、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格である「ISO27001」を取得し、セキュリティ面もアピールしたり、行政や金融といった堅めの業種が主催するようなコンテストで優勝したりといった、前職の経験を活かした取り組みを行って信用を高めていきました。

単なるマニュアル作成ツールの提供ではなく、「業務改善」にまで踏み込む

――Teachme Bizならではの強みはありますか?

サポート体制が充実しています。マニュアルを社内で活用したいけど、なかなか着手できないといった悩みを抱える企業に対しては、導入支援サービスを行っています。実際に弊社の社員が出向いて、導入をサポートするために、業務の棚卸から、マニュアルを作成するまでのプランを用意しています。弊社の社員は元々、全員業務改善のコンサルティングを行っていたプロフェッショナルですので、このようなサポートは本職です。その経験を活かして、導入する最初の段階を手伝えるのは大きな強みですね。

――機能改善などはどのようにされていますか?

サービスを利用していただいている現場に出向いて、顧客からの要望を些細なものでも全てストックしています。クリティカルな要望はすぐに対応しますし、些細な要望でも似たような要望が溜まったら、その要望をまとめて解決できるような仕組みを実装します。実装した場合は、すぐに顧客にその旨を連絡するようにしています。

少人数だからこそ徹底した業務標準化で、付加価値の高い仕事に集中する

――社員のメンバー構成はどのようになっていますか?

社員数は8名ですが、チームとしては倍くらいのメンバーがいます。UIやデザインに関しては、プロジェクトごとに短期で参加してくれる外部の方がいたり、リモートで働くエンジニアもいます。開発のディレクションは、少人数なので皆で関わっている形ですね。

前述したように、我々は元々業務改善のコンサルタントでIT系の人間ではありませんでした。サービスを始める際にも、開発やWebマーケティングなど、担当を割り振り、ゼロから勉強しました。

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――社員数8名で550社が導入するサービスを運営しているというのはすごいですね

社内でもTeachme Bizを用いて、開発や事務作業まで、細かい作業からどんどんマニュアルを作成し、徹底した業務標準化を図っています。

簡単で誰がやっても同じ作業に関してはどんどん外注するんです。例えば、電話代行を含めた事務作業やKPIの管理などを、三重県の会社や、埼玉県の主婦の方など外部の信頼できる方を見つけてリモートで委託しています。大体月120〜130時間ほどの事務作業を外部委託していますね。

外注をすることで社員は、企画や今後の戦略など、より付加価値の高い仕事に専念できる環境になっています。どの仕事を社員がやるべきか、それとも外注した方がいいのかといった分析に関しては、前職の経験が活きています

優秀な人は、自分で仕事をしてしまう傾向がありますが、雑務をどんなに効率的にこなしても、次から次へと雑務がやってきて、付加価値の高い仕事に費やす時間が結局増えないことがあります。誰でもできるのであれば、自分より遅くても、リモートで作業できる人にどんどん仕事を振って、その作業自体を自分の手から「なくす」方がいいと考えています。

――なるほど、勉強になります!最後に今後の展望を教えてください

国内や海外にも類似のサービスが今のところ見当たらないので、競合はPower Pointですね。あれは最初からPCに入っているので、強敵です(笑)。今後は、認知度を高めた上で、月5000円を払ってTeachme Bizを使うきっかけをいかに作ることができるかにかかっていますね。

1度使ってもらえれば、わざわざ大掛かりな業務改善プロジェクトを設けなくても、日々業務の改善ができることを実感できると思うので、まずは使ってもらいたいですね。

取材担当より

実際にTeachme Bizを使ってみたのですが、とっても簡単にマニュアル作成ができることに感動しました。それまで、自分がやっている作業をマニュアルに残す時は、ちょっとした一大イベントとして肩肘張った気持ちで取り組んでいましたが、Teachme Bizならもっと気軽にマニュアル作成に取り組めます。

スタディストさん自体のマニュアルを拝見しましたが、本当にあらゆる業務がマニュアル化されていることが伺えました。たとえばゴミの出し方や、郵送物の出し方なども含め・・・。

社員の皆さんのこれまでの経験と、サービスとの相性が抜群に良く、だからこそサービスに説得力があり、社員自身によるサポートも含めて一連のサービスなんだということを実感しました。

Teachme Biz

sekai-labSEKAI LAB TIMES(セカイラボタイムス)は、アプリ・Webサービス開発を世界中のエンジニアチームに依頼・発注できるグローバルソーシングプラットフォーム「セカイラボ」が運営しています。詳しくはこちら


MAITO NAGASHIMA / Internship
セカイラボでインターン中の学生です。社会人に間違えられることが多いですが、大学生です。グローバル化が進む時代をどう面白く生きていこうか思索しながら、バイト先の映画館でポップコーンをつくる日々を過ごしています。好きな国はスウェーデンです。