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【決定版】無料で使えるチーム向けタスク管理ツールを超厳選してみた

Multi-Ethnic Group of People and Collaboration Concepts

【2014/10/07 更新!】Producteevの評価を上げました

チームでのタスク管理が上手くいかない…。どのタスク管理ツールを使っていいかわからない…。そんなお悩みを持ったそこのあなたに!巷に溢れるタスク管理サービスを本気で試してみた私が、チーム・コラボレーションに適していると思われるタスク管理系Webサービスを4つに厳選したので、紹介してみたいと思います!

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チーム向けタスク管理Webサービスに求めること

タスク管理ツールを選ぶときは、入力が簡単、期日を指定できる、詳細を追加できる、並べ替えができる、マルチデバイス対応、使っていて気持ちいい…といった観点で選ぶと思います。さらに今回はチームでの利用を想定しているので、次の5つが満たされていることも重要だと思っています。

  1. ・他人にタスクを割り振ることができ、そのタスクを監視できる。
  2. ・タスクにコメントをつけることができ、タスク単位でディスカッションができる。
  3. ・自分や特定の人の全タスクをすぐに把握することができる。
  4. ・共有の範囲を選択することができる。
  5. ・基本無料。(スタートアップなのでお金がないのです!)

上記の項目をふまえた上で、15以上のタスク管理系Webサービスを全力で試しました。その結果、Trello,Producteev,Todoist,Asanaの4つが残りました。これらのサービスについて、概要とオススメのチームを書いてみます。

1. Trello

Organize anything  together.   Trello

アジャイル開発やカンバン方式などフローでタスクを管理できるチームなら、Trelloが絶対にオススメです。Trelloは「ボード」という大きなグループがあり、その中に「リスト」を作ることができます。「リスト」にはタスクを記載した「カード」を入れることができ、カードを移動・編集することでタスクを管理します。

Trelloを使ってみて…

説明したように、Trelloはアジャイル開発やカンバン方式でのタスク管理で真価を発揮します。ホワイトボードに付箋を貼るような感覚でタスクを管理することができます。ボードをプロジェクト単位(サイト改修, お問い合わせ対応, 内部改善など)で分け、リストをタスクのステータスにすると良いと思います。

リスト名の例を挙げると、
 1. Tasks:タスクリスト(アサインと期日が定まっていないタスク)
 2. Todo:やることリスト(アサインと期日が定まったタスク, 優先順位を手動で並べ替える)
 3. Today:今日やることリスト
 4. Doing:作業中のタスク
 5. In review:他人がレビュー中のタスク(アサインをレビュー者に変更!)
 6. Done:完了したタスク
となります。

また、デフォルトではアクティブになっていませんが、Trelloにはとても便利な機能やChrome拡張機能があります。特に、下記はやっておいて損はないです!

・Menu>Power-Upsの「Votes」:タスクに「いいね!」をつけてモチベーションアップ。
・Menu>Power-Upsの「Card Aging」:Pirate Modeにすると、放置されたタスクカードが腐っていく。
・Menu>Power-Upsの「Calendar」:タスクをカレンダー表示で確認することができる。
・Chrome拡張機能の「Scrum for Trello」:タスクに工数(ポイント)を付けることができる。
・Chrome拡張機能の「Card Color Titles for Trello」:ラベル表示を見やすくする。

こんなチームにおすすめ

1プロジェクトあたり5人程度で、アジャイル開発やカンバン方式などフローでタスクを管理するチーム。フィルタ機能が便利ではないので、1プロジェクトあたりの人数が増えるとタスクの視認性が悪くなるかもしれません。

2. Producteev

Task Management Software   Producteev by Jive

1つのプロジェクトに多くの人が関連していたり、ストック型でタスクを管理するならProducteevがオススメです。Producteevは落ち着いたUIで、メールソフトのような感覚で使うことができます。Trelloに比べてタスク名や属性などの視認性・一覧性が高いため、1つのプロジェクトに含まれるタスクを容易に把握することができます。タスクのソート機能も日付・優先度・メンバーなど充実しています。

Producteevを使ってみて…

2014年6月時点ではタスクのカレンダー表示機能がなかったのですが、10月現在では実装されており、これによって私の中でかなり上位のタスク管理ツールになりました。基本的な使い勝手が良いです。1つの画面でプロジェクト一覧、タスク一覧、タスク詳細が見ることができるのがとても良いです。

ProducteevにはiPad, iPhone, Android用のアプリがあるので、外出の多いメンバーがいるチームでも安心です。ただ、タスクの手動並び替え機能は個人的に欲しいです。私のタスク管理フロー上、どうしてもタスクの優先順位の入れ替えが多く、その度にタスクの優先度の数値を加減するのは面倒でした。これを除けば、現時点で最強のツールだと思います。

こんなチームにおすすめ

1プロジェクトあたり7人以上が関連しており、外出の多いメンバーがいるチーム。ラベル・フィルタ・ソート機能が充実しているので、多様なプロジェクトや、チームの中に様々な役職(役割)のメンバーがいるチームにもオススメです。開発チームのプロジェクト管理には向いていません。

3. Todoist

To Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用  Todoist

Todoistはとてもシンプルで使い勝手のいいサービスで、私はプライベートで利用しています。構造や機能としてはProducteevに近いですが、UIがさらにシンプルになっています。動作も軽快で、タスクのバックアップやオフラインでの利用もできます。ルーティンタスクも登録でき、「毎週水曜日はチームでランチ」といったタスクも簡単に追加できます。

Todoistを使ってみて…

Todoistの大きな特徴は、ユニバーサルデザインで様々なデバイスに対応している点ですが、特に強力なのがChrome用の2つの拡張機能です。1つは、ブラウザに常駐しウェブサイトをタスクとして追加することができる機能です。工夫すれば「あとで読む」や「ブックマーク機能」として使ったり、「○○さん、このサイト面白いから見ておいて!」と他人にタスクとして簡単に割り振るできます。Todoist上でタスク名をクリックすれば、ブラウザでそのサイトを開くことができます。

もう1つは、Gmailに常駐しメールをタスクとして追加することができる機能です。この拡張機能を導入しChromeブラウザでGmailを開けば、右下やメールメニューの右にTodoistのウィジェットが表示されます。メールを開いた状態でTodoistを開き「メールをタスクとして追加」を押すと、メールの件名がタスク名として追加されます。Todoist上でこのタスクをクリックすると、指定したメールを開くことができます。

こんなチームにおすすめ

タスクの発生源がウェブやメールのメンバーがいるチーム。タスクの手動並び替えや、ルーティンタスクを登録したい人にもオススメです。プレミアムに登録すると、メモ機能とファイル添付機能が使えるようになります。また、プロジェクトメンバーの1人がプレミアムメンバーならば、他のメンバーもプレミアム機能が使えるようになります。

4. Asana

Asana · Teamwork without email

Asanaというサービスは仕組みやUIがProducteevに似ています。チュートリアル動画やHelpが秀逸で、コンテキストごとにどうやってAsanaを使えばいいかがわかります。Producteevと同じくタスクのカレンダー表示機能があり、ソート機能も充実しています。ファイル添付ではGoogleDriveやDropboxと連携できます。

Asanaを使ってみて…

Producteevとの大きな違い2つあり、タスクの手動並び替えができる点とセクション機能がある点です。1プロジェクト1リストという概念上、リスト内のタスクを分類する方法はラベルや優先度しかありません。しかしAsanaではリスト内にセクションという区切りを設けることで、タスクをさらに分類することができ視認性が向上しました。

しかし、「日本語入力中にバグが発生する」という致命的な事象が発生しています(2014/05/12現在)。
詳しくは、
1. タスクへのコメント入力時、漢字変換をゆっくりやっていると勝手に確定される。(たぶん自動リアルタイム同期が原因では:直ってるかも?)
2. リストのNew>「New Section」からセクションを日本語で入力しようとすると重複入力される。(10月現在、まだ直ってない)
という不具合です。試用段階では全く気がつきませんでした。というのも、1. 入力は速い方なので気づかなかった。 2. Newからではなくコマンドショートカットを使って入力していたからです。弊社チームではボツになりましたが、英語で使用する人にはProducteevよりもオススメのWebサービスです。

こんなチームにオススメ

「Producteevが良いな」と思った、常用語が英語なチーム

以上、チーム・コレボレーションを促進するタスク管理系Webサービス4選でした。

また、ディレクターの皆さんにオススメの記事を多数書いていますので、あわせてこちらも御覧ください。

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YASUHIRO KISHI / ディレクター・上級ウェブ解析士
セカイラボの何でも屋。主にディレクター。たまにエンジニア。理系眼鏡。読書とアニメ鑑賞が楽しみ。好きな国は台湾とカナダ。